Schjødt

Nyhetsbrev EU

Offentlighet i anbudsprosesser – erfaringene etter ni måneder med offentlighetsloven Ny offentlighetslov trådte i kraft 01.01. i år og har allerede medført store endringer i hvordan det offentlige behandler innkomne anbud. Spørsmål om offentlighet retter seg både mot hva en leverandør kan kreve av innsyn under konkurransen, og mot hva man må regne med blir offentliggjort eller kan motsette seg at blir offentliggjort. Økt fokus på innsyn har også medført økt oppmerksomhet rundt offentlighet om klageprosesser for Kofa. Der en klageprosess vil kunne medføre at bedriften avslører konfidensiell informasjon utover det som er vanlig, bør man ha et bevisst forhold til hva som skal kommuniseres til oppdragsgiver og Kofa. Og hvordan man skal argumentere for at denne informasjonen utgjør en ”forretningshememelighet” i lovens forstand.

Beslutning om tildeling av kontrakt er ikke et enkeltvedtak ihht forvaltningsloven. Det Forvaltningslovens §18 om partsinnsyn kommer derfor ikke til anvendelse, hverken som selvs-tendig hjemmel eller som utfyllende mulighet, jf Kofa 2008/208. Regelverket for offentlige anskaffelser inneholder ikke egne regler om offentlighet, utover anskaffelsesforskriftens §3-5 som henviser videre til offentlighetsloven. Det er derfor offentlighetslovens bestemmelser som kommer til anvendelse når en part eller en journalist ber om innsyn i et anbud eller en klage til Kofa.

1.OFFENTLIGHET FØR KONKURRANSEN ER INNLEDET
Dette er primært et spørsmål om hvordan det offentlige plikter å opptre for å sikre nok offentlighet om mulige kontrakter. Dette regelsettet følger ikke av offentlighetsloven men av anskaffelsesreglene. En leverandør som finner ut at en mulig oppdragsgiver har inngått kontrakt direkte med en konkurrent kan klage på dette. En slik ulovlig direkteanskaffelse vil være grunnlag for å ilegge oppdragsgiver et overtredelsesgebyr, jf LOA §7b. Fra leverandørens perspektiv vil en klage derfor kunne ha en oppdragende effekt på oppdragsgiver, men den vil ikke kunne omgjøre en allerede inngått kontrakt. Det er Kofa som ilegger overtredelsgebyr etter klage fra potensielle tilbydere i konkurransen. En slik klage vil kunne gjøres relativt kort, og uten store kostnader for klager. Utgangspunktet er at alle kontrakter med verdi over kr 500.000 skal kunngjøres, enten i den norske databasen Doffin eller i den europeiske databasen TED, med mindre (relativt snevre) unntaksregler kommer til anvendelse. Kontrakter under kr 500.000 kan kunngjøres, men må ikke nødvendigvis dette. I henhold til Kommisjonens retningslinjer gjelder i praksis krav om offentliggjøring av kontrakter av en viss størrelse gjennom forenklet kunngjøring/ annonse i avis og lignende tiltak.
Proporsjonalitetsprinsippet i lovens §5 vil til en viss grad styre hvilke tiltak som vil være nødvendig: For kontrakter med verdi under kr 100.000 vil det gjerne være tilstrekkelig å kontakte minst tre tilbydere direkte før kontrakt inngås med en av dem.

2.OFFENTLIGHET I LØPET AV KONKURRANSEN
Før innstilling av vinner vil svært lite informasjon være offentlig. Merk likevel:
• Anbudsåpning kan være offentlig. Totalpriser vil i så fall bli offentliggjort fra tidspunktet for anbudsåpningen.
• Under konkurranse med forhandling vil oppdragsgiver kunne påpeke ulikheter mellom tilbudene det forhandles om og således indirekte avsløre innholdet i andres tilbud. KOFA har trukket grensene for hvor langt oppdragsgiver kan gå i å opplyse om andres tilbud, men i praksis ser vi at man under forhandlingene gjerne går lenger enn det er anledning til, særlig når det gjelder å avsløre andres priser. Slik adferd kan danne grunnlag for klage, jf for eksempel Kofa 2008/131, men vil bare gi grunnlag for erstatningskrav hvor adferden har hatt innvirkning på utfallet av konkurransen. Når oppdragsgiver har innstilt vinner, bør man få innsyn i følgende:
• Anskaffelsesprotokoll, jf offentlighetsloven §23(3);
• Andre tilbyderes tilbud, jf offentlighetsloven §23(3);
• Skriftlige vurderinger anskaffer har gjort seg underveis. Oppdragsgiver vil gjerne nekte innsyn i dette under henvisning til offentlighetsloven §14 som unntar dokumenter utarbeidet for intern saksforberedelse. Det er ikke gitt at dette er riktig. Etter vår oppfatning tilsier lovens §11 om merinnsyn, i kombinasjon med anskaffelseslovens §5s generelle krav til skriftlighet, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, at oppdragsgiver skal gi innsyn i slike vurderinger som er foretatt underveis i prosessen. ikke vil anskaffelsesprotokollen alene sjelden gi tilstrekkelig informasjon om hva som er skjedd i løpet av en kompleks forhandling til at leverandøren kan inngi en fornuftig klage dersom noe er feil. Adgang til å få innsyn i andre tilbyderes tilbud, gjør også at andre kan få innsyn i tilbudene til de leverandørene som har deltatt i konkurransen. Det er intet vilkår at den som krever innsyn selv har deltatt – innsyn kan kreves av journalister, konkurrenter som vil danne seg et inntrykk av markedet og andre. Det kreves ingen spesiell grunn til å begjære innsyn i en anbudskonkurranse. Man bør derfor alltid levere et sladdet tilbud sammen med det opprinnelige tilbudet. Oppdragsgiver vil være tilbakeholden med å overprøve tilbyderens vurderinger før ved en eventuell klage over gitt innsyn, men man skal være oppmerksom på at det er oppdragsgiver som etter loven er ansvarlig for å vurdere hva som er ”forretningshemmeligheter.” Dette øker selvsagt usikkerheten for leverandøren betraktelig. Leverandøren kan alltid kreve at følgende unntas fra innsyn:
• forretningshemmeligheter, definert som forhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde
• enhetspriser(totalpris i en anbudskonkurranse er imidlertid offentlig).

Merk at man ofte kan ha liten tid til å slette forretningshemmeligheter i et innlevert tilbud dersom dette ikke er gjort på forhånd. Vi har erfaring for at enkelte forvaltningsorgan tolker offentlighetsloven svært snevert og har hevdet at innsyn må gis innen fem dager etter en tolkning av lovens §32. Denne sier at dersom den som krever innsyn ikke har mottatt svar innen 5 arbeidsdager er det å anse som avslag som kan påklages. Man bør derfor ha gjort jobben på forhånd og innlevert et sladdet tilbud.

3.OFFENTLIGHET ETTER KONKURRANSEN
Offentliggjøring av konkurranseresultatene følger av anskaffelsesforskriften.
• Resultat av en konkurranse som har verdi mellom 500.000 og 1.65 millioner og som er utlyst i Doffin, kan kunngjøres i Doffin, jf §18-4
• Resultat av konkurranse med verdi over 1,65 millioner og som derfor er blitt utlyst både i Doffin og TED skal kunngjøres begge steder, jf §18-4

Adgang til innsyn i tilbud og anbudsprotokoll begrenses for øvrig ikke etter at konkurransen er avsluttet. Dersom man skulle ønske å lære om en oppdragsgivers praksis i forbindelse med anbudskonkurranser, vil man således kunne begjære om innsyn i tidligere konkurranser. For ikke å komme skjevt ut i en konkurranse, kan slikt innsyn begjæres via stråmenn, for eksempel advokat

4.OFFENTLIGHET I EN KLAGEPROSESS FOR KOFA
Den endelige avgjørelsen vil offentliggjøres, både på Kofas hjemmeside, i nyhetsbrev som Kofa sender til alle abonnenter og etter hvert på lovdata og andre slike databaser.
Mens klagen er under behandling, offentliggjøres alle anførsler på Kofas hjemmeside men ikke argumentasjonen. Prosesskriftene offentliggjøres ikke uten videre, men Kofa gir innsyn ved begjæring. Kofa vil i første omgang godta en relativt omfattende sladding, men har i praksis vært strengere i en klagerunde. Som alle offentlige etater underlagt offentlighetsloven foretar Kofa sin egen vurdering, av påståtte forretningshemmeligheter, men det er vår oppfatning at Kofa legger betydelig vekt på gode begrunnelser for hvorfor noe skal unntas offentlighet.

Kontaktpersoner:
Christian Bendiksen
Anders Aasland Kittelsen