Midlertidig lov med unntak fra krav om fysiske møter i selskaper, samvirkeforetak og stiftelser

Norwegian

News

Published 22 June 2020
News image

Stortinget vedtok 26. mai 2020 en midlertidig lov som legger til rette for at styremøter og generalforsamlinger skal kunne avholdes uten personlig fremmøte. I artikkelen gjøres det utførlig rede for hvilke muligheter og begrensninger som ligger i de nye reglene.

Last ned dokumentet (PDF)

NB: Dokumentet/artikkelen vil bli oppdatert fortløpende. 

1. BAKGRUNN OG FORMÅL

Hovedregelen i aksjeloven, allmennaksjeloven, selskapsloven, samvirkelova og stiftelsesloven er at saksbehandlingen skal foregå i fysiske møter. Krav om deltakelse i fysiske møter kan være i strid med pålegg og anbefalinger fra helsemyndighetene. Det er derfor behov for å kunne avholde møter uten personlig fremmøte for å unngå spredning av koronaviruset.

På denne bakgrunn har Stortinget vedtatt midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19 (heretter omtalt som “unntaksloven”). Loven har til formål å legge til rette for at saksbehandlingen i styret, generalforsamlingen1 og andre foretaksorgan skal kunne skje uten fysiske møter. Unntaksloven vidererfører langt på vei forskriftene som ble vedtatt i medhold av koronaloven (“unntaksforskriftene”):

  • Mellombels forskrift 27. mars 2020 nr. 463 om unntak frå reglane om fysisk møte i samvirkeforetak som følgje av utbrotet av covid-19;
  • Midlertidig forskrift 27. mars 2020 nr. 464 om unntak fra reglene om fysisk møte i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper som følge av utbruddet av covid- 19;
  • Midlertidig forskrift 27. mars 2020 nr. 465 om unntak fra reglene om fysisk møte i stiftelser som følge av utbruddet av covid-19;
  • Midlertidig forskrift 27. mars 2020 nr. 466 om unntak fra reglene om fysisk møte i selskaper som følge av utbruddet av covid-19; og
  • Midlertidig forskrift 8. april 2020 nr. 731 om unntak fra frister i vedtekter om avholdelse av ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte for aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19.

Loven trådte i kraft tirsdag 26. mai 2020 og gjelder frem til 1. november 2020. Den bygger på Prop. 115 L (2019–2020), som inneholder nærmere omtale av loven og dens enkelte bestemmelser. Unntaksloven har ved motstrid forrang fremfor bestemmelser i selskapslovgivningen, forskrifter fastsatt i medhold av denne lovgivningen, foretakets vedtekter mv., jf. § 1-3. Ved motstrid er det derfor unntaksloven som skal legges til grunn.

Stortinget vedtok 19. juni 2020 en midlertidig lov om utsettelse av frister i regnskaps- og revisorlovgivningen knyttet til fastsettelse av årsregnskap og årsberetning og avgivelse av revisjonsberetning, samt frister i foretakslovgivningen knyttet til avholdelse av ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte. Generelt foreslås det en fristutsettelse på to måneder sammenlignet med lovgivningens alminnelige regler. Forslagene om fristutsettelse gjelder ikke for foretak med omsettelige verdipapirer tatt opp til handel på regulert marked og foretak som er underlagt tilsyn av Finanstilsynet etter lov 7. desember 1956 nr. 1 om tilsynet med finansforetak mv. (finanstilsynsloven). Den midlertidige loven gjelder fra 19. juni 2020 til 1. januar 2021.

HVILKE SAMMENSLUTNINGER OMFATTES, OG HVILKE FALLER UTENFOR?

2.1 Aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, finansforetak m.m.

I unntaksloven § 2-1 er det presisert at reglene i kapittel 2 gjelder for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, samt for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap (sparebanker, gjensidige forsikringsselskaper, finansstiftelser, samvirkeforetak av låntakere mv.). Dermed omfattes også skipsaksjeselskaper og statsaksjeselskaper. Videre omfattes europeiske selskaper med forretningskontor i Norge, jf. SE-loven § 2 og SE-forordningen art. 3. Utenfor faller selskaper med begrenset deltakeransvar uten økonomisk formål, med mindre de i stiftelsesgrunnlaget er betegnet som aksjeselskaper, jf. aksjeloven § 1-1 tredje ledd nr. 2.

2.2 ANS, DA og KS

Unntaksloven kapittel 2 gjelder for ansvarlige selskaper (ANS), selskaper med delt ansvar (DA), kommandittselskaper (KS) og indre selskaper, jf. unntaksloven § 4-1. Utenfor faller partrederier etter sjøloven § 101 flg., jf. selskapsloven § 1-1 fjerde ledd.

For selskaper underlagt lov om interkommunale selskaper (IKS), er det ved en midlertidig lov av 17. april 2020 nr. 27 bestemt at representantskapet, styret og avviklingsstyret kan avholde fjernmøter2, samt at møteprotokoller kan signeres elektronisk. Denne loven oppheves 16. september 2020.

2.3 Samvirkeforetak

Unntaksloven gjør i § 1-2 nr. 7 bare unntak fra samvirkelova. Den gjelder følgelig ikke for borettslag, boligbyggelag og heleide dattersamvirkeforetak selv om også disse blir omtalt som samvirkeforetak i lovgivningen. Europeisk samvirkeforetak med forretningskontor i Norge er antakelig omfattet av unntaksloven gjennom henvisningen til samvirkelova i SCE-loven § 2. Samvirkeforetak av låntakere er som nevnt underlagt unntaksloven kapittel 2.

For borettslag og boligbyggelag har Stortinget vedtatt en midlertidig lov om forlenget frist og unntak fra krav om fysisk generalforsamling og årsmøte, jf. lov 19. juni 2020 nr. 90. Loven gjelder fra 19. juni 2020 til 1. november 2020. Forslaget til midlertidig lov bygger på den tidligere koronaforskriften for boligsammenslutningene, med disse endringene:

  • Fristen for å avholde ordinær generalforsamling og årsmøte er utsatt til 31. august
  • Loven varer til 1. november 2020. Møter som er innkalt før 1. november, kan avholdes etter loven også etter 1. november

2.4 Stiftelser o.l.

Stiftelser som er underlagt stiftelsesloven, vil kunne avholde møter i styret og eventuelle andre organer uten personlig fremmøte, jf. unntaksloven § 5-1. Pensjonskasser og pensjonsfond vil som finansforetak være underlagt unntaksloven kapittel 2. Studentsamskipnader faller utenfor unntakslovens kapittel 5, men er antakelig omfattet av lovens kapittel 2 til aksjeloven, jf. studentsamskipnadsloven § 6 sjette ledd.

2.5 Sameier

Unntaksloven gjelder ikke for tingsrettslige sameier. Sameigelova er ikke til hinder for at sameiermøter og styremøter avholdes uten personlig fremmøte. En annen sak er at et krav om fysisk tilstedeværelse kan følge av sameieavtalen. Denne avtalen kan imidlertid fravikes dersom alle sameierne er enige om det. For boligsameier underlagt eierseksjonsloven gjaldt det tidligere egne unntaksregler, jf. midlertidig forskrift
8. april 2020 nr. 734 om unntak fra regler om fysisk årsmøte og generalforsamling mv. i eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19. Denne er nå opphevet uten at det er vedtatt en ny midlertidig lov som viderefører reglene, jf. punkt 2.3 ovenfor.

2.6 Foreninger

Foreninger – f.eks. LO, NHO, Skiforeningen, kor og idrettslag – er ikke underlagt noen sammenslutningsrettslig lovgivning. Utgangspunktet er derfor at de må forholde seg til sine vedtekter og den behandlingsmåten og de fristene som følger av dem. Under høringen av forslaget til unntakslov, fremmet Revisorforeningen, Virke og Advokatfirmaet Schjødt forslag om at den midlertidige loven også burde gjelde for foreninger, f.eks. ved at reglene i samvirkeloven ble gitt tilsvarende anvendelse. Departementet mente imidlertid at høringen ikke ga tilstrekkelig grunnlag til å foreslå tilsvarende midlertidige regler om unntak fra krav til fysisk møte mv. for foreninger. Vi har for vår del vanskelig for å se at foreningene har særtrekk som gjør det betenkelig å gi dem samme adgang til å avholde møter uten personlig fremmøte som selskaper, samvirkeforetak og stiftelser.

Dersom det vil stride mot helsemyndighetenes pålegg å avholde fysiske møter i en forening, er det ikke gitt at møtene må gjennomføres med personlig fremmøte selv om ordlyden i vedtektene skulle tilsi det. Vedtektene er utformet med tanke på normalsituasjonen der det faktisk er mulig å møtes fysisk. De vil vanligvis ikke ha intensjonsdybde for situasjoner der dette ikke lar seg gjøre på lovlig vis. Uansett er det “bare” tale om saksbehandlingsregler. Om styret fastsetter en annen forsvarlig behandlingsform for sine egne møter og for årsmøtet, vil vedtakene på møtene like fullt være gyldige med mindre det må antas at vedtakene ville ha fått et annet innhold hvis de hadde blitt behandlet i fysiske møter.

2.7 Øvrige sammenslutninger og innretninger

For sammenslutninger og innretninger som faller utenfor unntaksloven, gjelder alminnelige lovfestede og ulovfestede regler. Verdipapirfond er for eksempel underlagt hovedregelen om fysiske møter, mens forvaltningsselskapet for et verdipapirfond – som er enten aksjeselskap eller allmennaksjeselskap – er underlagt unntaksreglene. Folketrygdfondet, Innovasjon Norge, Vinmonopolet og Norsk Tipping vil som særlovsselskaper falle utenfor de midlertidige unntaksreglene. Så langt Regjeringen paradoksalt nok ikke foreslått unntaksregler for de regionale helseforetakene (RHF) og helseforetakene (HF). Endelig nevnes at statsforetak som Statkraft, Statnett og Statskog nå omfattes av unntaksloven, jf. § 6-1, men de ikke var omfattet av unntaksforskriftene.

3. HVILKE ORGANER OMFATTES?

Unntaksloven er utformet slik at den direkte gjelder for saksbehandlingen i styret og generalforsamlingen, men at reglene for styrebehandling gjelder tilsvarende så langt de passer for andre organer, se f.eks. unntaksloven § 2-2 fjerde ledd og § 2-4. Bedriftsforsamlinger, representantskap og valgkomitéer er typisk eksempler på slike andre organer. I tillegg er det presisert at reglene for styrebehandling gjelder tilsvarende for styrets møte med revisor etter revisorloven § 2-3, jf. unntaksloven § 2-2 tredje ledd, § 3-2 fjerde ledd, § 4-2 fjerde ledd, § 5-2 fjerde ledd og § 6-2 fjerde ledd.

Valg av representanter for de ansatte i styre og bedriftsforsamling kan etter representasjonsforskriften foregå elektronisk, jf. representasjonsforskriften 24. august 2017 nr. 1277 § 7 andre ledd og § 25 andre ledd. Videre stiller forskriften ikke krav om at valgstyrene skal avholde fysiske møter. Følgelig er det ikke behov for særskilte unntak fra representasjonsforskriften.

4. STYREMØTER

4.1 Hvem kan bestemme at en sak skal behandles uten fysisk møte?

Unntaksloven slår fast at det er styrets leder som bestemmer om styret skal behandle en sak uten at styremedlemmene er fysisk samlet, jf. §§ 2-2 første ledd, 3-2 første ledd, 4-2 første ledd, 5-2 første ledd og 6-2 første ledd i unntaksloven. Dette er i samsvar med hovedregelen i selskapslovgivningen om at det er styrelederen som bestemmer behandlingsmåten. Styrelederen kan i prinsippet insistere på fysisk styrebehandling selv om alle de andre styremedlemmene er uenige i det. Ifølge lovforarbeidene til aksjelovene kan imidlertid styreflertallet fastsette generelle retningslinjer om behandlingsmåten som vil være bindende for styrelederen, f.eks. at visse saker skal behandles i møte eller utenfor møte.3 Dessuten gir unntaksloven styremedlemmene, daglig leder og revisor rett til å kreve deltakelse uten fysisk tilstedeværelse. De trenger altså ikke å møte personlig dersom det skulle bli avholdt fysisk møte.

4.2 Har daglig leder og det enkelte styremedlem rett til å kreve at det avholdes fysisk møte?

Etter selskapslovgivningen har daglig leder og det enkelte styremedlem en absolutt rett til å kreve at det avholdes fysisk møte, jf. f.eks. aksjeloven § 6-19 andre ledd andre punktum. Unntaksloven inneholder her ikke noe uttrykkelig unntak fra de aktuelle lovene. Ordlyden i unntaksloven sammenholdt med de alminnelige reglene i selskapslovgivningen taler isolert sett for at daglig leder og det enkelte styremedlem fortsatt kan kreve at det skal avholdes fysisk møte. I Prop- 115 L (2019–2020) s. 23 har imidlertid departementet presisert at meningen har vært å gjøre unntak fra retten til å kreve fysisk møte. Det må etter dette legges til grunn at daglig leder og det enkelte styremedlem ikke har noen rett til å kreve av det avholdes fysiske styremøter.

4.3 Må årsregnskap og årsberetning behandles i fysisk møte?

For allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak er det krav om at styret behandler årsregnskapet og årsberetningen i fysisk møte, jf. allmennaksjeloven § 6-19 første ledd og samvirkelova § 82 første ledd. Lovgrunnen er at fysisk møte anses for å være den mest betryggende behandlingsmåten. Unntaksloven gjør ikke uttrykkelig unntak fra kravet om at årsregnskapet og årsberetningen skal behandles i fysisk møte. Det fremgår imidlertid av unntaksloven §§ 2-2 første ledd og 3-2 første ledd at enhver sak skal kunne behandles uten at styremedlemmene er fysisk samlet. I lys av unntakslovens formålsbestemmelse er det da mest nærliggende å tolke unntaksloven slik at også årsregnskapet og årsberetningen kan behandles uten at styremedlemmene er fysisk til stede.

4.4 Hva betyr det at alle medlemmene må gis anledning til å delta?

I samsvar med det som ellers følger av selskapslovgivningen, slår unntaksloven fast at alle styremedlemmene så vidt mulig skal gis anledning til å delta i behandlingen av saker som ikke behandles i fysisk møte jf. f.eks. § 2-2 første ledd tredje punktum. Dersom det legges opp til samtidig behandling av styresakene (f.eks. telefonisk eller i videokonferanse), betyr dette bl.a. at styrelederen skal forsøke å finne et tidspunkt som passer for alle styremedlemmene. Ved bruk av elektronisk kommunikasjon må det benyttes en løsning som alle styremedlemmene har tilgang til eller lett kan skaffe seg, f.eks. telefon, e-post, Skype for Business eller Microsoft Teams. Dersom det er ønskelig å benytte spesialløsninger som ikke er i alminnelig bruk, er utgangspunktet at selskapet må sørge for at styremedlemmene blir utrustet med nødvendig utstyr, applikasjoner, programvare osv.

4.5 Hvilke behandlingsmåter kan aksepteres?

Kravet til behandlingsmåten er angitt ved at styret kan behandle og avgjøre saker ved bruk av elektroniske virkemidler, skriftlig eller på annen. Det er også presisert at behandlingsmåten skal være «betryggende», jf. f.eks. unntaksloven § 2-2 første ledd første og andre punktum.

Spørsmålet blir etter dette hvilke behandlingsmåter som er «betryggende». Uttrykket «betryggende» er en rettslig standard som etter unntaksloven også gjelder for generalforsamlingens behandling av saker uten fysisk møte. Den gjennomgås grundigere i punkt 5.5 nedenfor. Vi nøyer oss i første omgang med å peke på enkelte forhold knyttet til styrets saksbehandling:

Selv om fysiske møter er hovedregelen i selskapslovgivningen, så følger det av lovforarbeidene at styret skal ha en meget stor grad av frihet til å bestemme sin arbeidsform.4 Den kommunikasjonsplattformen som velges, må være forsvarlig, bl.a. for å unngå at sensitiv informasjon kommer på avveie. Et minstekrav er at det lar seg gjøre å fastslå identiteten til de styremedlemmene som deltar, og hvordan de stemmer. Telefonmøter vil i de aller fleste tilfeller måtte anses for å være betryggende. Det samme gjelder videokonferanser, i alle fall så lenge man benytter anerkjente systemer som Skype for Business, Microsoft Teams, o.l. Det er antakelig ikke noe i veien for at selve stemmegivningen foregår ved bruk av Kahoot, Questback eller andre tilsvarende applikasjoner.

Hva som er en betryggende metode, kan variere med sakens art og selskapets karakter. Det stilles strengere krav når styrene i børsnoterte selskaper diskuterer sensitive saker av stor økonomisk betydning enn når styrene i små familiebedrifter behandler helt kurante saker. I alle tilfeller må den valgte metoden innebære at alle styremedlemmene får tilgang på den relevante saksinformasjonen og at det legges til rette for meningsutveksling før vedtak skal treffes.

5. GENERALFORSAMLINGER

5.1 Hvem kan bestemme at generalforsamlingen skal avholdes uten fysisk møte?

Unntaksloven gir styret myndighet til å bestemme at generalforsamlingen skal avholdes uten fysisk møte, jf. §§ 2-3 første ledd og 3-3 første ledd; noe annerledes i 4-3 første ledd (ansvarlige selskaper) og § 6-3 første ledd (statsforetak). Dette betyr at styrets flertall bestemmer behandlingsmåten. Etter de alminnelige reglene i aksjeloven § 5-7 og samvirkelova § 43 kan styret bare foreslå forenklet behandling, mens vedtakskompetansen ligger hos deltakerne.5

5.2 Når kan styret treffe beslutning om at general- forsamlingen skal avholdes uten fysisk møte?

Adgangen til å treffe beslutning om å avholde generalforsamlingen uten fysisk møte kan bare treffes dersom det anses «nødvendig» for å avholde generalforsamlingen, jf. bl.a. unntaksloven § 2-3 første ledd andre punktum. Sett i lys av unntakslovens formål vil dette typisk være der fysisk oppmøte vil stride med myndighetenes pålegg eller anbefalninger knyttet til covid-19-viruset, eller der dette forhindrer eller vanskeliggjør aksjonærenes deltakelse på fysisk møte (reiserestriksjoner, karantene mv.). Dette påpekes i Prop. 115 L (2019–2020) s. 24 og s. 34, hvor det også presiseres at nødvendighetskravet må være oppfylt på tidspunktet for styrets beslutning. Beslutningen kan opprettholdes selv om kravet til nødvendighet ikke foreligger på tidspunktet for avholdelsen av generalforsamlingen, så lenge kravet forelå på beslutningstidspunktet. Er det derimot et vesentlig opphold mellom styrebeslutningen og tidspunktet for utsendelsen av innkallingen, anbefales det at styret foretar en ny vurdering av om nødvendighetsvilkåret er oppfylt.

5.3 Har deltakerne, daglig leder, det enkelte styremedlem og revisor rett til å kreve at det avholdes fysisk møte?

I den grad selskapslovgivningen åpner for å avholde generalforsamling uten fysisk møte, kan de nevnte personene trosse styrets beslutning og kreve at deltakerne likevel samles fysisk, jf. aksjeloven 5-7 første ledd nr. 3 og samvirkelova § 43 fjerde ledd (etter samvirkelova har daglig leder ikke en slik rett). Spørsmålet er om unntaksloven blokkerer den retten som deltakerne m.fl. etter lovgivningen har til å kreve at generalforsamlingen avholdes som fysisk møte.

Unntaksloven inneholder ikke noe uttrykkelig unntak fra de aktuelle bestemmelsene i aksjeloven og samvirkelova. Ordlyden taler derfor nærmest for at det ikke er gjort unntak fra den lovbestemte retten til å kreve fysisk møte. I forarbeidene er det imidlertid gitt uttrykk for at meningen her har vært å gjøre et unntak, jf. Ot.prp. (2019-2020) s. 23, og det må da være avgjørende for tolkningen.

5.4 Hvilken plikt har styret til å sørge for at deltakerne får være med og stemme på generalforsamlingen uten å være fysisk til stede?

Etter unntaksloven skal styret sørge for at alle deltakerne kan være med og stemme på generalforsamlingen, jf. f.eks.
§ 2-3 andre ledd andre punktum. Dette er en strengere plikt enn den som gjelder i forbindelse med styremøter, ettersom reservasjonen «så vidt mulig» ikke er med. Dette betyr for det første at styret må strekke seg langt for å etablere elektroniske eller papirbaserte løsninger som gir alle deltakerne en reell mulighet til å delta på generalforsamlingen. For det andre innebærer det at styret må følge opp ved å sende innkalling og saksdokumenter til deltakerne innen lovens frist. I den forbindelse er det tre forhold som må bemerkes:

Det ene er at unntaksloven ikke gir hjemmel for å la være å sende ut saksdokumenter som er lastet opp på selskapenes internettsider. Aksjelovene § 5-11 a stiller krav om vedtektshjemmel på dette punktet. Selskaper med aksjer opptatt til notering på et regulert marked plikter likevel å legge ut informasjon og skjemaer som gjelder generalforsamlingen, ut på selskapets internettsider, jf. allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 3. Samvirkelova åpner overhodet ikke for denne varianten; alle dokumentene må sendes til medlemmene. Etter selskapsloven § 2-11 første ledd skal selskapsmøtet innkalles
«på hensiktsmessig måte». At saksdokumentene blir lastet opp på selskapets nettside kan etter omstendighetene tilfredsstille dette kravet, særlig dersom deltakerne informeres om at de kan få tilsendt saksdokumentene på forespørsel.

Det andre poenget er at unntaksloven ikke gir noen utvidet adgang til å kommunisere med deltakerne elektronisk. Følgelig gjelder det et krav om uttrykkelig aksept fra deltakernes side, bortsett fra ved aksjeselskapers kommunikasjon med aksjeeierne; se nå aksjeloven § 1-7 første ledd.

Det tredje er at unntaksloven §§ 2-3 tredje ledd og § 3-3 tredje ledd nå fastsetter at innkallingen til generalforsamlinger i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak skal opplyse om fremgangsmåten for å delta og stemme, f.eks. hvordan en elektronisk generalforsamling skal gjennomføres.

5.5 Hvilken plikt har styret til å sørge for at daglig leder og revisor får delta på generalforsamlingen uten å være fysisk til stede?

Etter unntakslovens regler for aksjeselskaper og samvirkeforetak skal styret sørge for at revisor, daglig leder og andre som har rett eller plikt til å delta på generalforsamlingen, kan gjøre dette uten å være fysisk til stede, jf. § 2-3 fjerde ledd og § 3-3 fjerde ledd. Plikten for slik tilrettelegging svarer til den plikten styret har overfor sammenslutningens deltakere, jf. ovenfor. Plikten gjelder både der generalforsamlingen gjennomføres som fysisk møte og der den gjennomføres ved sirkulasjon av dokumenter eller ved bruk av elektroniske løsninger. Eksempler på andre enn revisor og daglig leder som kan ha plikt til å delta, kan typisk være lederen for valgkomitéen.

5.6 Hvilke behandlingsmåter er “betryggende”?

Unntaksloven stiller krav om at  behandlingsmåten må være “forsvarlig”, jf. f.eks. § 2-3 andre ledd. Om forsvarlighetskravet uttales følgende i Prop. L. 115 (2019–2020) s. 34:

“Forsvarlighetskravet innebærer at generalforsamling må avholdes slik at aksjeeierne kan ivareta sine interesser. Det omfatter ikke bare at aksjeeierne skal kunne delta og stemme, men også at disse kan utøve andre aksjeeierrettigheter. Det gjelder blant annet aksjeeierens rett til å kreve opplysninger om selskapets forhold av styremedlemmer og daglig leder, jf. aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 5-15 første ledd.

Styret må vurdere om bruk av digitale møteapplikasjoner, video- eller telefonmøte eller andre løsninger er forsvarlig for den enkelte generalforsamling. Relevante momenter ved vurderingen kan blant annet være sakenes karakter, eiersammensetning, antall aksjeeiere, mulige tilgjengelige teknologiske løsninger og anskaffelseskostnadene ved disse. Aksjeeiernes syn på behandlingsmåten kan også være relevant.”

Det grunnleggende kravet er i hovedsak det samme som ved styrebehandling uten fysisk møte, selv om dette er formulert som et krav om at behandlingsmåten må være betryggende. Generalforsamlinger kan imidlertid ha betydelige flere deltakere enn det styremøter gjerne har. Dermed stilles det skjerpede krav til de løsninger som velges for at generalforsamlingene skal kunne gjennomføres på en forsvarlig måte til tross for stor deltakelse. Telefon- og videokonferanser vil ikke i seg selv være betryggende metoder dersom det er et stort antall deltakere. Unntakslovens krav om «betryggende» behandlingsmåte har her en parallell i kravet  til  «forsvarlig  avholdelse  av  generalforsamlingen» i allmennaksjeloven § 5-8 a andre ledd første punktum. Sistnevnte bestemmelse kan dermed være relevant ved tolkningen av unntaksloven.

For å tilfredsstille unntakslovens krav, må deltakelsen og stemmegivningen kunne kontrolleres på en «betryggende måte», jf. bl.a. 2-3 andre ledd andre punktum. Unntaksloven svarer på dette punktet til bestemmelsene i aksjeloven § 5-11 b første ledd andre punktum, og må antakelig tolkes på samme måte.

En sentral side ved kravet til betryggende gjennomføring, er å etablere systemer og rutiner som hindrer uvedkommende å delta på generalforsamlingen. Dette er  bakgrunnen for at aksjeloven § 5-11 b stiller krav om at deltakelse på generalforsamlingen må kunne «kontrolleres». Etter ordlyden innebærer dette at aksjonærens eller fullmektigens identitet må kunne autentiseres. Denne ordlydsforståelsen har støtte i lovforarbeidene,6 og samsvarer dessuten med den tilsvarende bestemmelsen i allmennaksjeloven § 5-8 andre ledd andre punktum.

Autentiseringskravet innebærer for det første at den metoden som anvendes, må være egnet til å kunne registrere hvem som deltar, antall stemmer og eventuelt hvilken kapitalandel de representerer. Enkle løsninger for telefon- og videokonferanser kan fungere for sammenslutninger med forholdsvis få deltakere, der deltakerne har god kjennskap til hverandre. I sammenslutninger med flere deltakere og uten et slikt privat preg, stilles det krav om mer avanserte løsninger. For det andre må metoden kunne registrere den enkelte deltakers stemmegivning og slå fast det endelige avstemningsresultatet på en pålitelig måte.

Bruk av passord kan være et eksempel på en praktisk nyttig autentiseringsmetode, spesielt hvor deltakeren må benytte en totrinnsbekreftelse før det gis tilgang til å delta og avlevere stemme. Med «totrinnsbekreftelse» menes et ekstra sikkerhetsnivå for innlogging ved at man bruker noe man selv vet (f.eks. eget passord) i kombinasjon med noe man deretter får (f.eks. kode tilsendt på SMS). Et eksempel fra praksis er hvordan Equinor ASA krevde totrinnsbekreftelse for avlevering av elektronisk forhåndsstemme til generalforsamlingen 15. mai 2019.7 Da ble det krevd en pinkode og et referansenummer som stod oppført på påmeldingsskjemaet. En slik metode er utvilsomt i samsvar med lovens krav, og det er på det rene at man ikke kan forvente at alle sammenslutningene som omfattes av unntaksforskriftene, skal benytte tilsvarende systemer.

Sammenslutningene har en viss fleksibilitet med hensyn til å velge hvilke elektroniske metoder som skal anvendes på generalforsamlingen. Hvorvidt den valgte metoden er «betryggende», må vurderes konkret. Denne vurderingen kan sies å bestå av to deler: 1) å fastsette en terskel, og 2) å vurdere en konkret kommunikasjonsmetode opp mot denne terskelen.

Terskelen må ikke settes så høyt at det ikke er mulig å tilfredsstille sikkerhetskravet. Det ville i tilfelle motvirke formålet med unntaksloven. Det må legges stor vekt på den ekstraordinære situasjonen koronasmitten har skapt, og at det sett fra myndighetenes side er sterkt ønskelig at generalforsamlinger  gjennomføres  uten  personlig fremmøte.

Ved fastsettelsen av terskelen må det også tas hensyn til at behovet for å benytte elektroniske løsninger kan variere fra sammenslutning til sammenslutning. Sammenslutningenes individuelle forhold vil derfor stå sentralt, herunder deres størrelse, formål og deltakerkrets. For eksempel stilles det helt andre krav til betryggende løsninger i et finansforetak med spredt aksjonærsammensetning enn for en familiedrevet frisørsalong.

Terskelen kan også avhenge av hvilke saker som skal behandles på generalforsamlingen. Generelt gjelder det strengere krav til sikkerhet ved kommunikasjon av sensitiv informasjon enn ved formidling av mer kurante opplysninger.

Når terskelen er fastsatt, må man vurdere om en konkret kommunikasjonsmetode er «betryggende» satt opp mot denne terskelen. Dette vil avhenge av om generalforsamlingen foregår på en måte der mottakerne får kunnskap om budskapet tilnærmet samtidig med at informasjonen sendes fra avsender (synkron kommunikasjon), eller ved metoder der det normalt går en viss tid før budskapet kommer til mottakernes kunnskap (asynkron kommunikasjon).

Synkrone kommunikasjonsmåter, typisk telefonmøter og videokonferanser over Skype Business eller Microsoft Teams, vil lettere kunne anses for å være «betryggende» enn asynkrone behandlingsformer, som utveksling av e-poster eller sirkulasjon av dokumenter. Det har sammenheng med at sistnevnte alternativ ligger fjernere fra det å møte i fysisk forstand, som lovgiver generelt har ansett for å være den mest betryggende saksbehandlingsformen. Det kan tilsi at asynkrone kommunikasjonsmåter primært benyttes i kurante saker eller der sammenslutningen har få deltakere.

Hensynet til notoritet står også sentralt. Ifølge forarbeidene til aksjelovene er det viktig at man kan «dokumentere kommunikasjonens innhold, når og hvordan den foregikk, samt hvem som er avsender og mottaker».8

Momentene nevnt ovenfor er ikke uttømmende, men disse vil ofte stå sentralt. Vektleggingen av de enkelte momentene vil kunne variere etter omstendighetene.

5.7 Har deltakerne rett til å forhåndsstemme?

Styret kan bestemme at deltakerne kan forhåndsstemme på generalforsamlingen selv om vedtektene ikke gir hjemmel for dette, jf. unntaksloven § 2-3 andre ledd og 3-3 andre ledd knyttet til hhv. aksjelovene og samvirkelova. Dette innebærer at styreflertallet har myndighet til å fravike normalordningen i lovgivningen, nemlig at stemmer kun kan avgis på selve generalforsamlingen.

Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper kan etter aksjelovgivningen vedtektsfeste at aksjeeierne skal kunne forhåndsstemme, jf. aksjeloven § 5-11 b andre ledd og allmennaksjeloven § 5-8 b. Forutsetningen er at det benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Dette autentiseringskravet er ikke inntatt i unntaksloven. Et slikt krav må likevel innfortolkes i det generelle kravet om at generalforsamlingen må gjennomføres på en «betryggende måte».

5.8 Må generalforsamlingen avholdes innen vedtekts- bestemte frister?

En del vedtekter inneholder bestemmelser om at ordinær generalforsamling skal avholdes innen en bestemt dato. Unntaksloven gjør ikke unntak fra dette kravet.

Dersom det ikke lar seg gjøre å gjennomføre general- forsamlingen innen fristen uten å bryte helsemyndighetenes pålegg eller anbefalinger, kan det etter omstendighetene være forsvarlig å utsette generalforsamlingen.

5.9 Kan styret fastsette en påmeldingsfrist?

Ifølge unntaksloven kan styret fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivningen for generalforsamlinger som avholdes uten fysisk møte, jf. f.eks. § 2-3 andre ledd tredje punktum. Dette betyr bl.a. at styret må kunne fastsette en rimelig påmeldingsfrist dersom det av praktiske grunner er nødvendig for å kunne gjennomføre generalforsamlingen på en forsvarlig måte (informere deltakerne om den tekniske løsningen, gjøre egne forberedelser osv.).

5.10 Hva gjør man dersom selskapet ikke er i stand til å etablere betryggende metoder for gjennomføring av generalforsamling uten fysisk møte?

Det kan tenkes at enkelte foretak ikke har tid eller ressurser til å etablere løsninger som innebærer at generalforsamlingen kan gjennomføres på forsvarlig måte uten fysisk møte. I et slikt tilfelle kan et alternativ være å avholde fysisk generalforsamling, men sterkt oppfordre deltakerne om å gi f.eks. daglig leder fullmakt til å stemme på deres vegne. Det er også mulig å kombinere en ustrakt bruk av fullmakter med en mulighet for å delta elektronisk. Hvis det er grunn til å tro at deltakerne i all hovedsak vil gå for fullmaktsvarianten, og at bare et fåtall vil benytte den elektroniske løsningen, kan en relativt enkel elektronisk løsning etter omstendighetene være tilstrekkelig (selv om den ikke vil være “betryggende” dersom flere deltakere skulle ta den i bruk). Uansett er det viktig å påse at helsemyndighetenes pålegg og anbefalinger blir fulgt dersom generalforsamlingen avholdes som fysisk møte.

1 «Generalforsamlingen» blir brukt som fellesbetegnelse på foretakenes øverste myndighet, f.eks. selskapsmøtet etter selskapsloven og årsmøtet etter samvirkelova i tillegg til generalforsamlingen etter aksjelovgivningen.

2 Se https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/horing--lov-om-midlertidige-unntak-fra-kommuneloven-lov-om-interkommunale-selskaper-og-partiloven/id2695370/?expand=horingsnotater.

3 Jf. NOU 1996: 3 s. 143.

4 Se for eksempel Prop. 111 L (2012-2013) s. 105, jf. også og Aarbakke m.fl., Aksjeloven og allmennaksjeloven, 2017, s. 530.

5 Allmennaksjeloven og selskapsloven åpner ikke for forenklet generalforsamling, mens problemstillingen er uaktuell for stiftelser ettersom styret her er øverste organ. Når det i det følgende henvises til «unntaksforskriftene», omfatter det ikke forskriften til stiftelsesloven.

6 Prop. 112 L (2016-2017) s. 105.

7 Se https://www.equinor.com/no/what-we-do/calendar/annual-general-meeting-2019.html.

8 Jf. Prop. 112 L (2016-2017) s. 36.